La
ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de
escribir y con la fotocopiadora, que
permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.
Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó
a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.
Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las
computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.
La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al
poder de cálculo y procesamiento de las
computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía
más barato) y finalmente el intercambio de datos
(gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.). La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se
utilizan en funciones de oficina para
optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear,
manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina.
Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a
Internet.
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente
en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas:
dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y
documentos, etc.
La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la
masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir
microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más
modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por
computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz
automatizado.
El
término ofimática hace referencia a todas las herramientas y los métodos
que se aplican a las actividades de oficina
que posibilitan el procesamiento computarizado de datos escritos, visuales y sonoros.
La ofimática tiene como objetivo proporcionar
elementos que posibiliten la simplificación,
mejora y automatización de la organización de las actividades de una compañía o
grupo de personas (gestión de datos administrativos, sincronización de reuniones, etc.).
Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones
de compañías requieren un mayor grado de
comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar documentos manuscritos. En especial, también incluye las
siguientes actividades:
· Intercambio de información.
·
Gestión de documentos administrativos.
·
Tratamiento de datos numéricos.
·
Planificación de reuniones y administración de
cronogramas de trabajo.
Herramientas y procedimientos ofimáticos
* Procesamiento de textos.
* Hoja de cálculo.
* Herramientas de presentación multimedia.
* Base de datos.
* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
* Programas de e-mail, correo de voz, ros.
* Herramientas de reconocimiento de voz.
* Suite o paquete ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como
Microsoft Office, OpenOffice, etc.
* MecanArt.
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